Redaksi Catatan ASN
Gak perlu lagi legalisir basah, sekarang Arsip Digital ASN wajib pakai e-Seal BKN! Simak panduan lengkap cara pengesahan dokumen arsip digital ASN di MyASN via DMS BKN.
Halo Sobat ASN dan Rekan Pejuang NIP! Masih ribet fotokopi berlembar-lembar dan bolak-balik minta legalisir dokumen kepegawaian dengan tanda tangan basah? Wah, saatnya tinggalkan cara lama!
Sekarang, pengesahan dokumen ASN sudah bisa dilakukan secara full digital lewat fitur e-Seal di MyASN. Transformasi kepegawaian di Indonesia makin canggih, sejalan dengan terbitnya Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Document Management System (DMS).
Lewat regulasi ini, BKN memastikan semua dokumenmu beralih dari lemari besi konvensional ke “lemari digital” yang aman, terintegrasi, dan bisa diakses kapan saja secara nasional!
Kenapa BKN Mewajibkan Digitalisasi Lewat DMS?
Dalam edaran terbarunya, BKN menegaskan tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk nondigital (fisik). BKN hanya akan menerima arsip dalam bentuk digital atau hasil alih media (scan) yang diunggah ke dalam sistem DMS. Arsip ini terbagi menjadi dua kategori utama:
- Arsip ASN Utama: Daftar Riwayat Hidup, Pertimbangan Teknis NIP, SK CPNS/PNS, Riwayat Pendidikan, hingga Riwayat Jabatan.
- Arsip ASN Kondisional: Riwayat Pindah Instansi, SK Cuti di Luar Tanggungan Negara, dan Peninjauan Masa Kerja.
Untuk mempermudah legalitas dokumen-dokumen tersebut, layanan pengesahan atau legalisasi terhadap arsip yang diciptakan BKN kini diproses murni secara elektronik melalui Document Management System (DMS). Jadi, kewajiban kita sebagai ASN adalah proaktif melengkapi dan memutakhirkan arsip digital ini di platform MyASN.
Mengenal e-Seal: Stempel Ajaib Tanpa Tanda Tangan Basah!
Pernah dengar istilah e-Seal? Singkatnya, ini adalah stempel elektronik resmi yang terintegrasi pada DMS di platform MyASN atau ASN Digital. Ibaratnya, ini adalah “tanda sah digital” yang dikeluarkan langsung oleh sistem BKN untuk mengesahkan dokumen kepegawaianmu.
Dengan e-Seal, dokumen kita menjadi sah dan legal di mata hukum meskipun tanpa tanda tangan basah sama sekali! Manfaatnya luar biasa, Sobat ASN. Fitur ini menjamin keaslian dan integritas dokumen (anti-pemalsuan), membuat proses administrasi jauh lebih efisien, hemat kertas, dan sejalan dengan era paperless government.
2 Tipe Dokumen di DMS BKN
Sebelum masuk ke cara pengajuan, Sobat wajib tahu bahwa terdapat dua tipe dokumen di sistem DMS:
- Dokumen Born Digital: Dokumen yang sejak awal diciptakan atau terbit secara digital dari sistem. Ini ibarat “jalur bebas hambatan”, dokumen jenis ini bisa langsung diunduh tanpa proses verifikasi yang panjang.
- Dokumen Hasil Alih Media (Scan): Dokumen fisik lama yang di-scan dan diunggah. Khusus untuk tipe ini, wajib melalui tahap verifikasi oleh instansimu terlebih dahulu, baru kemudian diteruskan ke BKN untuk diverifikasi sebelum e-Seal diterbitkan.
Bagaimana Cara Pengajuan Pengesahan Dokumen dengan e-Seal di MyASN?
Sudah siap untuk beralih ke legalisir digital? Pastikan koneksi internet Sobat stabil, lalu ikuti panduan praktis berikut ini:
Langkah 1:
Kunjungi portal ASN Digital di asndigital.bkn.go.id. Klik menu Masuk ke ASN Digital dan lakukan login menggunakan akun SSO (Single Sign-On) ASN milikmu.
Langkah 2:
Setelah berhasil masuk ke dashboard, klik menu BKN, lalu pilih opsi Layanan Individu ASN. Dari situ, silakan klik menu MyASN.
Langkah 3:
Di beranda utama MyASN, klik menu Layanan ASN, lalu pilih fitur Pengesahan Arsip Digital ASN. Pada halaman inilah kamu bisa mengajukan segel elektronik (e-Seal) untuk dokumen yang sudah terarsip di DMS.
Langkah 4:
Klik tombol Ajukan E-Seal. Pilih salah satu arsip Utama atau Kondisional yang ingin disahkan. Sobat juga bisa melihat pratinjau (preview) dokumennya terlebih dahulu. Jika sudah pas, klik lagi tombol Ajukan e-seal, lalu pilih “Ya, Ajukan” pada pop-up konfirmasi.
Langkah 5 (Perhatikan Hasil Pengajuan):
- Jika dokumenmu Born Digital: Sistem akan langsung memunculkan notifikasi “Dokumen Siap Diunduh”. Klik Buka Dokumen/URL dan dokumen akan langsung tersimpan ke perangkat.
- Jika dokumenmu Hasil Scan: Akan muncul notifikasi berbunyi “Pengajuan berhasil dibuat. Menunggu verifikasi instansi”.
Langkah 6 (Pantau Status Verifikasi):
Khusus dokumen hasil scan, gunakan fitur Filter Status dan pilih status Menunggu Instansi. Jika pihak instansi dan BKN sudah selesai mengecek, statusnya akan berubah menjadi Selesai. Tinggal ubah filter statusnya, dan semua dokumen yang telah berhasil dibubuhi e-Seal oleh BKN siap diunduh!
Jangan tunda lagi, segera mutakhirkan dokumenmu dan rasakan kemudahan fitur e-Seal di MyASN! Punya kendala saat pengajuan atau masih bingung soal status verifikasi dari instansimu? Tulis curhatan dan keluhanmu di kolom komentar ya!
Share info penting ini ke grup WhatsApp dinasmu biar rekan sejawat yang lain nggak ketinggalan info!
Download SE Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025
Selengkapnya, Sobat dapat mendownload dan membaca Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara melalui Document Management System menggunakan link berikut:
Download SE Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025
Gabung ke Channel WhatsApp Catatan ASN
Gabung ke Channel Telegram Catatan ASN
Subscribe YouTube Catatan ASN
YouTube Catatan ASN
Follow Media Sosial Catatan ASN
Eksplorasi konten lain dari Catatan ASN
Berlangganan untuk dapatkan pos terbaru lewat email.
